Per dare vita ad un’attività di informazione corretta, ordinata ed organica, è necessario che tutto il sistema relativo alla comunicazione lavori in modo sinergico e compatto, con finalità univoche, tese a trarre dall’informazione un’immagine corretta e reale di chi siamo veramente noi lions e che cosa facciamo.
L’obiettivo è quello di far conoscere i fatti importanti che si verificano mensilmente nelle Circoscrizioni; per raggiungerlo saranno utilizzati gli addetti stampa circoscrizionali come coordinatori tra i club, le zone, le circoscrizioni, la direzione di “Vitalions“ e il servizio informatico (sito distrettuale www108ib3.it).
Si tratta di organizzare una vera redazione (anche se a distanza) e di avere una panoramica di quanto accade nelle Circoscrizioni (possibilmente solo i fatti importanti e con una sola firma), evitando di ricevere centinaia di comunicazioni inutili o di routine.

SUDDIVISIONE DEI COMPITI
L’addetto stampa di club cura l’informazione del club sia nei confronti della stampa locale sia nei confronti della comunicazione lionistica (Vitalions e sito del distretto); nel secondo caso dovrà obbligatoriamente far riferimento sempre all’addetto stampa circoscrizionale trasmettendo, nei tempi dovuti, l’articolo da pubblicare. In casi eccezionali o per eventi di particolare rilevanza per la stesura dell’articolo potrà coinvolgere l’addetto stampa circoscrizionale.
Si consiglia vivamente l’addetto stampa di club di redigere un notiziario interno, che è la memoria storica del club, che deve raggiungere con periodicità (bimestrale o trimestrale) tutti i soci ma anche l’esterno del club a livello locale: istituzioni, enti, associazioni e tutti coloro che ne fanno richiesta.

L’addetto stampa di circoscrizione, coordina e filtra l’attività dei club di propria competenza, curando la divulgazione di notizie relative ad eventi rilevanti della circoscrizione, in stretto rapporto con i presidenti di zona.
Nella prima riunione di zona che verrà convocata chiederà ai presidenti di zona di poter illustrare a tutti i presidenti di club la “Linea guida del coordinamento della stampa lionistica” che gli addetti stampa di club dovranno seguire e dei quali dovrà essere fornito il nominativo, con relativo recapito, per l’inoltro della stessa e per fornire le comunicazioni adeguate.
Provvederà a trasmettere gli articoli che egli riceverà dagli addetti stampa di club al Governatore e al Coordinatore del Dipartimento della Comunicazione in modo che entrambi li vedano e li approvino, per evitare sovrapposizioni e incidenti di percorso, come già accaduto. Il Coordinatore li trasmetterà quindi alla Direzione di Vitalions e al servizio informatico (sito del distretto).

Il coordinatore degli addetti stampa di circoscrizione coordina l’attività degli addetti stampa circoscrizionali e con gli stessi cura gli eventi più significativi, sia a livello circoscrizionale che a livello distrettuale e mantiene i rapporti con gli organi di informazione per la diffusione di comunicati stampa che diano visibilità alle circoscrizioni e al distretto.

TESTI E FOTOGRAFIE
I testi dovranno essere corti (3-4.000 battute) per consentirne la lettura in poco tempo.
E’ meglio utilizzare foto belle (attirano l’attenzione) e didascalie lunghe. Ovviamente non si possono utilizzare foto scattate con il telefonino. Un foto brutta fa saltare l’articolo, una bella ferma il potenziale lettore.

TEMPI
La rivista, quest’anno, uscirà puntualmente 6 volte. Su tutti i numeri di “Vitalions” vengono indicate le date di scadenza (chiusura testi, stampa, arrivo della rivista a casa del socio). I redattori devono essere i primi a rispettare le scadenze anticipando gli avvenimenti per i quali sia necessaria la presenza dei lions.

RISPETTARE LE 5 W ANGLOSASSONI
Who = Chi - What = Che cosa - Where = Dove - When = Quando - Why = Perché

L’ABC DELL’ADDETTO STAMPA
Accuratezza: Essere sicuri di ciò che si scrive: controllare le cifre, i dati, evitare errori di grammatica e di sintassi.

Brevità: Concentrare il comunicato nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione della forma.

Chiarezza: Parlare lo stesso linguaggio del lettore. Un’idea in ogni periodo, un concetto compiuto in ogni frase, sequenze lineari e ben ritmate di soggetti, verbi e complementi.

A PROPOSITO DELLA STAMPA DISTRETTUALE
“Vitalions”, il periodico che Sirio Marcianò dirige ininterrottamente da 28 anni, è l’organo ufficiale dei Distretti 108 Ib1, Ib2, Ib3 e Ib4, cioè dei Distretti che occupano tutta la Lombardia e la provincia di Piacenza. Per dirigerla, si deve misurare mensilmente con una quantità di problematiche complesse e confluenti.

Gli obiettivi principali della rivista distrettuale sono due:

• il primo è quello di informare tutti i soci dei Distretti su quanto avviene o dovrà avvenire a livello lionistico;
• il secondo è quello di “spingere” il socio a leggere la rivista attraverso articoli interessanti, nei quali ci sia la realtà di un lionismo sempre attento alle problematiche che ci circondano e che si concretizza nella quotidianità spesso amara dell’esistenza.

Per raggiungere i due obiettivi ci dobbiamo porre altrettanti interrogativi:

• che cosa far sapere ai lettori e come comunicare con la rivista?
  Ciò che può interessare chi legge e non ciò che fa piacere a chi scrive l’articolo: ricordiamoci che il potenziale lettore non vuole essere annoiato ed è per questo che bisogna usare testi ed immagini che mettano in giusto risalto una notizia di interesse generale.
  E allora..., si dovrebbero pubblicare solo le opinioni sul lionismo, la cronaca di service che spaziano nel sociale, o i brevi riassunti di incontri importanti con un ospite-relatore che abbia trattato temi che riguardano il costume, l’attualità, la scienza e non si dovrebbero invece pubblicare - ad esempio – cronache futili e neppure le feste degli auguri, il cambio del martelletto o le visite del governatore, perché queste manifestazioni lionistiche, pur importanti, rappresentano la routine per tutti i club. Inoltre, si dovrebbero cestinare tutti i “pezzi” conditi con l’elenco dei presenti, con le relative signore, e i relativi titoli accademici e onorifici.

L’immagine della nostra stampa non deve essere sminuita da un provincialismo ricorrente e non deve esaltare protagonismi e menù di banchetti, ma dev’essere idealizzata e in grado di far capire, a lions e non lions, i problemi della gente, che spesso sono anche nostri e sono soprattutto problemi da risolvere nel limite delle nostre possibilità e nell’ambito del nostro generoso volontariato.

Il ruolo di addetto stampa, sia esso di club, di zona, di circoscrizione o di distretto, è un incarico importantissimo e di grande responsabilità; deve essere “accettato” solo da chi ha veramente voglia di far conoscere a tutti i soci lombardo-piacentini che cosa succede tutti i mesi nel suo ambito di competenza.

“Vitalions” è l’organo ufficiale di 4 Distretti che sono tra i più rappresentativi del Multidistretto 108 ltaly ed ha una funzione informativa importante, che spesso viene messa in pericolo da lions che scrivono senza farsi capire, oppure elaborano articoli lunghissimi e conditi da frasi banali e autogratificanti.
Gli articolisti non devono citarsi nel testo se poi lo firmano. E’ meglio evitare di usare le maiuscole, o mandare e-mail ricche di neretti, corsivi, sottolineati e frasi in maiuscolo, ancora, concludere l’articolo con i ringraziamenti di rito. E dopo i testi, le fotografie... chi supporta un articolo con una o più fotografie dovrebbe evitare le tavole apparecchiate, le fotocopie di fotografie, lo scatto da lontano (molto meglio i primi piani) e, quando si trova tra le mani fotografie sfocate, sbiadite o scurissime, non deve mandarle alla rivista perché non sono pubblicabili.

Chiudo ricordando a tutti quanto sottolineato dal governatore Adriana, circa l’informazione, nel suo intervento al passaggio delle cariche: "fare informazione significa testimoniare il presente ma anche preparare il futuro attraverso un piano di comunicazione che deve essere trattato a chiarezza e visibilità. Per comunicare bene bisogna creare una forza di attrazione, bisogna esercitare un input sulla coscienza critica della società e questo per stimolare l'orgoglio della nostra appartenenza. Se noi non abbiamo un'efficace comunicazione non possiamo costruire un'immagine seria e credibile del nostro Lionismo, quel Lionismo che deve essere messo al servizio della società per il bene civico."

Massimo Alberti
Coordinatore Dipartimento della Comunicazione e dell’Immagine

Emessa il 13 Luglio 2011 con l’approvazione del Governatore Adriana Cortinovis Sangiovanni